Betalingsherinnering en incassokosten
Stuur na de vervaldatum eerst een vriendelijke betalingsherinnering. Betaalt een particuliere klant dan nog niet, stuur een aanmaning die hem nog 14 dagen geeft om zonder extra kosten te betalen (de 14-dagenbrief). Pas daarna mag je incassokosten rekenen: 15% over de eerste € 2.500, met een minimum van € 40. Bij zakelijke klanten mag je die € 40 direct na de vervaldatum rekenen.
Stap voor stap
- Vervaldatum voorbij: stuur een betalingsherinnering met factuurnummer, bedrag, oorspronkelijke vervaldatum en je IBAN. Vaak is de factuur gewoon vergeten.
- Nog niet betaald: bel even. Een telefoontje lost meer op dan een tweede mail.
- Particulier: stuur de 14-dagenbrief (aanmaning). Daarin staat dat de klant 14 dagen heeft, gerekend vanaf de dag na ontvangst, en hoeveel incassokosten je rekent als hij dan nog niet heeft betaald.
- Nog steeds niets: reken de incassokosten en schakel eventueel een incassobureau of deurwaarder in. Voor kleine bedragen kun je zelf naar de kantonrechter.
Hoeveel incassokosten mag je rekenen?
De wet geeft een vaste staffel. Die is altijd het maximum bij particulieren, en bij bedrijven het uitgangspunt als je in je voorwaarden niets anders hebt afgesproken.
| Deel van het openstaande bedrag | Vergoeding |
|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% (minimaal € 40) |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Over het meerdere | 0,5% (samen maximaal € 6.775) |
Voorbeelden: een factuur van € 200 levert € 40 op (15% is € 30, dus het minimum geldt). Een factuur van € 1.800 levert € 270 op. Een factuur van € 3.000 levert € 375 + € 50 = € 425 op.
Ben je btw-plichtig, dan reken je geen btw over de incassokosten, omdat je die btw zelf kunt aftrekken. Zit je in de KOR, dan mag je 21% bovenop het bedrag uit de staffel rekenen.
Voorbeeld betalingsherinnering
Beste [naam],
Op [datum] heb ik u factuur [nummer] gestuurd voor [korte omschrijving klus], groot € [bedrag]. De betaaltermijn is op [vervaldatum] verlopen en ik heb de betaling nog niet ontvangen. Misschien is de factuur aan uw aandacht ontsnapt.
Wilt u het bedrag binnen 7 dagen overmaken op [IBAN] t.n.v. [bedrijf], onder vermelding van [factuurnummer]? Heeft u inmiddels betaald, dan kunt u deze herinnering negeren.
Met vriendelijke groet,
[naam]
De 14-dagenbrief: wat moet erin?
- Het openstaande bedrag en de factuur waar het om gaat.
- Een termijn van 14 dagen, die begint op de dag nadat de klant de brief heeft ontvangen.
- Het precieze bedrag aan incassokosten dat je rekent als de klant niet binnen die termijn betaalt.
- Of daar btw bij komt.
Klopt de 14-dagenbrief niet, dan mag je bij een particulier geen incassokosten rekenen.
Voorkomen is makkelijker
Zet een duidelijke betaaltermijn op je factuur, vraag bij grote klussen een voorschot en factureer direct na de klus, met de door de klant getekende werkbon als bewijs van wat je hebt gedaan.
Zo houd je het bij in KlusRond
Elke factuur in KlusRond heeft een vervaldatum, op basis van je betaaltermijn. In Mijn documenten markeer je een factuur als betaald; alles wat nog open staat zie je zo terug.
Hoe lang na de vervaldatum stuur ik een herinnering?
Een paar dagen tot een week na de vervaldatum is gebruikelijk. Wacht niet te lang: hoe ouder de factuur, hoe lastiger het innen.
Mag ik bij een bedrijf direct incassokosten rekenen?
Ja. Bij een zakelijke klant heb je na de vervaldatum recht op minimaal € 40 incassokosten, zonder 14-dagenbrief. Daarnaast heb je recht op de wettelijke handelsrente.
Welke betaaltermijn geldt als ik niets heb afgesproken?
Bij zakelijke klanten is dat wettelijk 30 dagen. Zet zelf een termijn op je factuur, bijvoorbeeld 14 dagen.
Bronnen: artikel 6:96 BW, Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, artikel 6:119a BW (Overheid.nl, wetten.nl); Rijksoverheid, incassokosten. Geraadpleegd op 31-10-2026. Algemene informatie, geen juridisch advies.