Factuurnummer: de regels
Elk factuurnummer moet uniek zijn en de nummers moeten op elkaar volgen. Hoe je nummert mag je zelf kiezen: gewoon 1, 2, 3, of met het jaartal ervoor, zoals 2026-0001. Je mag ook meerdere reeksen naast elkaar gebruiken, zolang elk nummer maar één keer voorkomt.
De regels
- Uniek: geen twee facturen met hetzelfde nummer.
- Doorlopend: elke nieuwe factuur krijgt het volgende nummer in de reeks.
- Eén of meer reeksen: bijvoorbeeld een reeks per jaar, of een aparte reeks voor creditnota's.
- Geen gaten zonder reden: ontbreekt er een nummer, dan moet je kunnen uitleggen waarom.
Voorbeelden
| Systeem | Voorbeeld | Goed om te weten |
|---|---|---|
| Gewoon doortellen | 1, 2, 3 … | Simpel, maar klanten zien hoeveel facturen je stuurt |
| Jaartal ervoor | 2026-0001, 2026-0002 … | Elk jaar opnieuw beginnen mag, het jaartal houdt het uniek |
| Hoger beginnen | 2026-0101 | Mag, als je daarna doortelt |
| Aparte reeks | C-2026-0001 voor creditnota's | Mag, naast je gewone reeks |
Waar begin je mee?
Met je eerste factuur. Dat mag nummer 1 zijn, of 2026-0001. Er is geen regel dat je bij een bepaald nummer moet beginnen. Kies een systeem dat je volhoudt, want je kunt het niet halverwege het jaar telkens wijzigen.
Fout gemaakt?
- Nummer twee keer gebruikt: crediteer een van de twee facturen en stuur hem opnieuw met een nieuw nummer.
- Een nummer overgeslagen: noteer in je administratie waarom, bijvoorbeeld "2026-0012 niet gebruikt, invoerfout".
- Factuur met fout bedrag al verstuurd: niet aanpassen, maar een creditnota en een nieuwe factuur maken.
Waar staat het nummer?
Bovenaan de factuur, bij de factuurdatum. Vraag de klant het nummer bij de betaling te vermelden: dan zie je op je rekening meteen welke factuur is betaald. Bekijk het factuur voorbeeld en de volledige lijst in factuur maken.
Zo nummert KlusRond
KlusRond geeft je facturen zelf een doorlopend nummer per jaar: 2026-0001, 2026-0002, enzovoort. Offertes en werkbonnen krijgen een eigen reeks (OF-2026-0001 en WB-2026-0001), zodat ze nooit met je factuurnummers botsen. Op de factuur staat ook het nummer van de offerte of werkbon waar hij van gemaakt is, en in de betaalzin vraagt KlusRond de klant het factuurnummer te vermelden.
Mag ik elk jaar opnieuw bij 1 beginnen?
Ja, als het nummer dan uniek blijft. Daarom zet je het jaartal ervoor: 2026-0001 en 2027-0001 zijn twee verschillende nummers.
Moet een factuurnummer het jaartal bevatten?
Nee, dat is niet verplicht. Het is wel handig, omdat je dan elk jaar opnieuw kunt beginnen en meteen ziet uit welk jaar een factuur is.
Mag ik letters gebruiken?
Ja, bijvoorbeeld KR-2026-0001. Het gaat erom dat het nummer uniek is en de reeks doorloopt.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
In de regel 7 jaar, net als de rest van je administratie.
Bronnen: Belastingdienst, factuureisen (factuurnummer) en bewaarplicht. Geraadpleegd op 31-10-2026. Algemene informatie, geen belastingadvies.